En cette période exceptionnelle liée au Covid-19, nous sommes obligés de mener des projets de nos domiciles. Ce changement d’organisation nous pousse à nous demander comment collaborer ensemble lorsque l’on est à distance. Si certaines entreprises proposent du télétravail depuis plusieurs années, d’autres n’avaient pas encore modifiées leur organisation pour collaborer aussi bien au bureau qu’à distance.

Pourtant, avec les obligations actuelles, collaborer à distance devient incontournableQris France est votre allié pour penser, avec vous, la meilleure organisation avec les outils adaptés à vos besoins.

Ce moment, exceptionnel pour nous tous, est un challenge mais aussi une opportunité pour créer les entreprises de demain.

Qris France vous propose aujourd’hui un guide pratique pour comprendre les enjeux d’une entreprise aussi performante au bureau qu’à distance.

Bureau à distance Qris France

1. LES BESOINS INFORMATIQUES

Hardware

Ordinateur, tablette et smartphone : le télétravail exige d’être équipé techniquement. Tous vos salariés ne sont pas forcément équipés pour travailler à domicile. Ils peuvent avoir qu’un seul ordinateur pour la famille. Il est indispensable que tous vos salariés disposent des outils informatiques nécessaires à leur activité.

Vous devez aussi discuter avec vos salariés pour savoir s’ils disposent d’un bureau et d’une chaise adaptés pour travailler toute une journée à domicile. En effet, travailler sur un tabouret ou sur le canapé peut présenter des contraintes physiques pour vos équipes.

Des conditions de travail confortables favorisent un travail efficace à domicile.

Software

Vous devez également donner accès à des logiciels de travail collaboratif et de partage de documents.

Ce que nous pouvons retirer de cette situation du COVID-19, c’est que travailler avec des outils en ligne facilite vraiment le quotidien des entreprises.

Beaucoup d’outils numériques existent pour gérer votre entreprise. Nous vous proposons de les classer par fonction pour faciliter leur présentation :

Des outils de travail collaboratif et de partage de fichier

Vous pouvez accéder à vos documents, notes, logiciels de partout dans le monde et vous pouvez partager votre travail facilement.

Pour travailler efficacement à distance avec vos équipes, des outils comme Office 365 ou G suite vous permettent de rédiger vos documents, tableurs et présentation tout en les stockant en ligne pour un partage simple et rapide. Vous rédigez des documents à plusieurs et vous évitez d’avoir plusieurs versions d’un même document

Des outils de visioconférence

Vous avez également besoin d’outils de visioconférences pour organiser vos réunions.

Selon l’organisation de votre entreprise, certains solutions sont plus adaptées que d’autres mais l’objectif est le même : Des vidéos courtes et régulières dans la semaine permettent de créer une dynamique d’équipe et de garder le lien social dans votre entreprise.

Des outils de planification

Des applications vous aident aussi à planifier des rendez-vous qui conviennent aux emplois du temps de tout le monde

Vous pouvez centraliser les événements et connaître les disponibilités de chacun avec des outils de calendrier coopératif.

Des outils de gestion de projet

La gestion des objectifs et des missions de chacun est plus facile à manager si vous disposez d’outils où vous centraliser les informations. Il y a de nombreuses options dans le domaine qui vous faciliteront le quotidien à domicile mais aussi au bureau.

Des outils de messagerie instantanée

Des outils de messagerie sécurisée permettent à vos équipes de communiquer rapidement sans risquer la perte de données confidentielles sur votre entreprise ou vos clients.

Des outils de partage de fichiers

Certains fichiers sont trop volumineux pour les envoyer par email. Qris France vous conseille sur les meilleurs solutions pour transférer des documents volumineux de manière rapide et sécurisée entre les membres de votre entreprise.

2. L’ORGANISATION DU TRAVAIL

Les rituels et repères temporels

Le principal risque en travaillant de chez soi est perdre la notion du temps. Dans un sens ou dans l’autre, vos équipes peuvent rencontrer des difficultés à organiser leur journée et leur travail.

C’est important de maintenir un cadre pour faciliter le travail de chacun.

Pensez à faire des pauses régulièrement dans la journée et surtout à faire une vraie pause pour le déjeuner. Les rituels sont importants pour créer un rythme dans votre journée. Généralement, nous n’accordons pas assez d’importance aux rituels, pourtant, c’est un outil puissant pour développer une discipline et une rigueur dans le travail.

Des horaires de travail fixes et des points d’équipe réguliers en visioconférences peuvent vous aider dans cette mission.

Exemple : des vidéos courtes pour saluer vos équipes et présenter les objectifs de la journée ou de la semaine.

Pensez à garder le lien avec vos équipes. Vous êtes le capitaine du navire et vous devez leur rappeler que vous maintenez le cap. Il ne faut qu’ils se sentent perdues ou abandonnées à leur propre sort.

L’avantage de la vidéo est que le niveau d’attention est plus important. Il y a une plus grande implication émotionnelle car chacun est vue par l’autre.

Ce contact visuel est essentiel pour maintenir le lien social et l’esprit d’équipe.

Il est aussi important d’enregistrer les vidéos pour permettre à chacun de les revoir s’ils ont des doutes ou s’ils ont oubliés certaines consignes pour la semaine.

La gestion des objectifs

Le travail à distance présente une différence majeure. Il ne s’agit pas de travailler 35 heures par semaine mais de produire une quantité de travail par semaine.

C’est avec ce nouvel élément que vous devez fixer les objectifs de vos équipes.

Vous pouvez leur attribuer des objectifs prioritaires et des objectifs secondaires. L’essentiel est d’apprendre à prioriser et à s’organiser pour délivrer une certaine quantité de travail dans la semaine.

Il faut prendre en considération que vos équipes ne seront pas dérangées par les demandes des collègues, le bruit des bureaux et autres distractions. Cependant, certains peuvent se retrouver à gérer des enfants dont les écoles sont fermées.

Le contrôle du travail

L’un des plus grands freins à la mise en place du télétravail est le contrôle du travail des salariés.

Moins d’un tiers des français travaillent régulièrement depuis leur domicile en France. Un élément qui rend cette situation extraordinaire pour un grand nombre de salariés mais aussi de managers.

Comment « contrôler » le travail des salariés s’ils ne sont pas au bureau. En France, il y a cette peur qu’un salarié en télétravail profite de cette organisation pour moins travailler.

Cette peur est liée à la pensée que le travail se compte en heures de présence et non en quantité de travail fournie.

Si vous voulez manager vos équipes efficacement et à distance, il faut apprendre à travailler sur des objectifs mesurables et quantifiables.

De plus, ce temps de télétravail imposé peut être utilisé comme une opportunité pour apprendre à faire confiance à ses salariés.

Maintenez le lien social

C’est peut-être l’aspect le plus difficile dans ces temps de confinement. En temps normal, des personnes qui travaillent à distance peuvent se retrouver dans des espaces de co-working pour retrouver une ambiance de travail et du lien social pendant la journée puis aller boire un verre en ville avec des amis en fin de journée.

En ce moment, nous devons tous rester chez nous. Les seuls moments de lien social ont lieux pendant que nous faisons nos courses. C’est difficile sur le plan humain.

Une solution très répandue en ce moment pour lutter contre l’isolement et la solitude, c’est l’apéro en visioconférence.

N’hésitez pas à organiser chaque semaine un temps convivial avec vos collègues et/ou amis pour partager un verre de vin et quelques chips tout en racontant vos histoires de la semaine.

Ces moments d’échanges légers sont importants pour se détendre et tenir la distance.

Vous êtes intéressés par la mise en place de cette application pour votre entreprise ?

Avec Qris France, vous n’avez pas besoin de matériel, toutes nos solutions s’installent à distance et directement sur vos ordinateurs.

Pour en savoir plus, contactez-nous par email en cliquant ici,

ou par téléphone : +33 (0)1 48 22 42 30

Merci pour votre lecture.

L’équipe de Qris France.

Qui aurait cru que la France entière se mettrait au télétravail en même temps !

Le coronavirus représente l’un de nos plus grands cauchemars, un scénario digne des films catastrophes. Et pourtant, le confinement de la France a commencé pour au moins 15 jours.

Notre seul espoir professionnel face à cette crise : le télétravail.

C’est sûr, la pause café avec les collègues va nous manquer mais en attendant, nous allons pouvoir travailler et avancer sur nos projets.

Travailler à domicile présente de nombreux avantages comme nous vous l’avions présenté dans un précédent article, mais c’est aussi un challenge personnel qui nécessite d’adopter quelques bonne pratiques.

LES BONNES PRATIQUES

1 – Habillez-vous. C’est important de garder l’habitude de vous préparer et de vous mettre en condition de travail avant de démarrer votre journée. Cela permet de créer des temps dédiés au travail même à domicile.

2 – Aménager un espace de travail. Dans l’idéal, choisissez une pièce qui vous servira de bureau. Cela vous permet d’avoir le sentiment de démarrer et de terminer votre journée de travail. C’est important pour déconnecter.

3 – Imposez-vous des horaires de travail. Le risque du télétravail, c’est de trop travailler ou de ne pas assez travailler. Imposez-vous un cadre et soyez discipliné.

4- Conservez, toujours, les formules de politesse à l’écrit avec vos collègues, managers et clients. Faites attention à l’humour. C’est plus difficile de comprendre l’ironie ou le second degré quand la personne n’est pas en face de vous.

5 – Simplifiez-vous la vie en utilisant les “bons outils” pour travailler à distance.

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NOS SOLUTIONS DE TÉLÉTRAVAIL POUR LES ENTREPRISE

Toutes les entreprises ne sont pas forcément équipées d’outils technologiques adaptés pour mettre en place un travail à distance efficace et sécurisé avec leurs salariés. Qris France, spécialiste de l’informatique externalisée, vous accompagne dans la mise en place du télétravail de votre entreprise.

1. Le Bureau à distance

Qris France vous permet d’utiliser votre ordinateur personnel pour accéder à votre bureau d’ordinateur professionnel. Avec le bureau à distance, vous donnez l’accès aux logiciels spécifiques de votre entreprise à tous vos salariés. Nous utilisons un logiciel que vos salariés installent sur leur ordinateur. Ils se connectent et ils peuvent continuer leur travail en toute sécurité.
Le grand avantage est de mettre à disposition de vos équipes tous les logiciels spécifiques de votre métier en vous assurant de la sécurité des données et de la conformité avec le RGPD.
De plus, si vous avez besoin de mettre à jour un logiciel, Qris France pourra le faire, de manière simultanée, pour tous vos salariés.

2. Support et prise en main à distance

Tout le monde n’a pas les mêmes facilités avec l’informatique. C’est pour cela que Qris France vous propose un service de contrôle à distance pour accompagner vos salariés dans l’utilisation de leurs outils informatiques depuis leur domicile. Découvrez nos offres de maintenance informatique et d’infogérance

3. Une messagerie unifiée – Office 365

Qris France vous propose également un système de messagerie unifiée accessible sur tous vos appareils : mobile, tablette et ordinateur.

Vous accédez à vos emails à tout moment avec un système de messagerie sécurisé et sauvegardé en ligne.

4. La téléphonie sur Ip

Votre métier nécessite de communiquer par téléphone ?

Qris France vous propose la mise en place d’un système de téléphonie par Internet pour permettre à vos salariés de continuer à travailler dans les meilleures conditions.

Photo de Andrea Piacquadio provenant de Pexels

NOS AVANTAGE

Qris France est votre allié pour réagir rapidement et efficacement à cette situation exceptionnelle.

Nos équipes vous permettent de continuer votre activité sans vous soucier des problématiques informatiques.

Flexibilité, mobilité, réactivité et installation à distance sont nos points forts pour vous accompagner.

Avec Qris France, vous n’avez pas besoin de matériel, toutes nos solutions s’installent à distance et directement sur vos ordinateurs.

Pour en savoir plus, contactez-nous par email en cliquant ici,

ou par téléphone : +33 (0)1 48 22 42 30

Merci pour votre lecture.

L’équipe de Qris France.

Lundi, il est 9 heures, la journée commence mal pour vous. Il y a un appel à la grève des transports et vous allez être en retard au travail. Vous appelez votre employeur pour le prévenir.

Il ne veut pas répondre, c’est le dixième appel de la matinée, tous avec le même message.

Il voit ses bureaux vides, il sait que la matinée de travail est perdue pour son entreprise, encore une…

Vous visualisez le scénario ?

Parfait ! Maintenant, imaginez que vous pouvez éviter ce genre de problème. Imaginez que vous pouvez faire des économies, augmenter la productivité de vos salariés, leur fidélité, leur implication et votre attractivité auprès des futurs talents…

Voilà, vous êtes prêt à découvrir le Télétravail !

Ce mode de travail qui permet à une personne d’exercer son activité professionnelle en dehors des locaux de la société avec laquelle il est sous contrat.

Selon un sondage effectué par Gallup en 2015, 37% de la population active des États-Unis travaille à distance, et ce nombre ne cesse de grandir.

En France, le phénomène se développe. Entreprises et salariés prennent conscience des bénéfices de ce mode de travail.

Pourtant, certaines idées reçues persistent.

Est-ce que je vais prendre la peine de m’habiller si je travaille à distance ?

Si mon salarié ne s’embête même pas à venir au bureau, il n’y a aucune chance qu’il s’investisse dans son travail…

Il est temps d’attaquer les stéréotypes. Découvrez les avantages et les inconvénients du télétravail pour l’Employeur ET le Salarié.

Mais avant…

Photo by bruce mars from Pexels

Quelques chiffres

En 2016, on estime que 16,7% des Français télétravaillent plus d’une journée par semaine. Un chiffre plutôt élevé qui confirme un intérêt croissant pour cette pratique. De plus, 71% des Français pensent que le télétravail est une “véritable révolution” que les entreprises doivent développer. (source : enquête Kronos)

Côté entreprise, 50% des sociétés du CAC 40 ont développé cette pratique et mis en place des accords formalisés pour l’organiser. (source : Néo-nomade, Zevillage)

Pour finir, voici quelques chiffres plutôt convaincants sur les bénéfices du télétravail (source : enquête Kronos) :

Une diminution des arrêts maladies : -5,5 jours par an

Une augmentation du temps de travail de 2,5%

Un gain de productivité de 22%

Comment organiser le télétravail dans mon entreprise ?

Pour mettre en place le télétravail dans votre entreprise, il y a plusieurs éléments à respecter.

1. Un système informatique performant et sécurisé

Si vos employés travaillent à distance, vous devez être sûr que cela ne représente pas un risque pour votre entreprise.

Par exemple, QRIS France, partenaire de Citrix, offre une solution complète d’applications et de postes de travail virtuels, capable de répondre à tous vos besoins professionnels.

Vous donnez à vos employés la liberté de travailler où ils le souhaitent, tout en réduisant les coûts informatiques.

2. Des applications de travail collaboratives

En effet, pour suivre le travail d’une équipe, il est préférable d’utiliser des outils de suivi de projet comme Trello ou Slack. Ils ont le grand avantage de proposer des versions gratuites très performantes.

3. Le plus important… LA CONFIANCE

Apprendre à faire confiance à vos salariés n’est pas une tâche facile mais vous serez largement récompensé. Vos salariés seront plus motivés, plus fidèles et cela se sentira sur la satisfaction de vos clients.

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Que dit le code du travail ?

Le gouvernement, dans une ordonnance du 22 septembre 2017, a modifié les conditions de mise en place du travail à distance. Le but est de simplifier son développement et de protéger le salarié.

Quelles sont les évolutions entrées en application en 2018.

Un accord collectif négocié avec les partenaires sociaux de l’entreprise ou une charte soumise aux instances représentant le personnel, pourra réécrire les modalités de mise en oeuvre du télétravail sans passer par un contrat ni par un avenant. L’ordonnance élimine l’idée de jours fixes télétravaillés. Les salariés et employeurs sont libres d’organiser les de travail comme ils l’entendent. Dans tous les cas, les modalités du télétravail au sein de l’entreprise doivent être connues de tous les salariés, qu’elles aient été négociées ou non.

À défaut d’un accord collectif ou de charte, ce mode de travail devient accessible de manière ponctuelle et sans autre formalisme qu’un accord entre l’employé et l’employeur.

Ainsi, en cas de grève, manifestation, ou intempérie, le salarié peut demander de travailler à distance sans perdre une journée de salaire.

Les 4 nouvelles dispositions du travail à domicile

1. C’est à l’employeur de motiver son refus d’accorder du télétravail au salarié qui lui en fait la demande.

Attention, le salarié doit occuper un poste éligible à un mode d’organisation au télétravail tel que défini soit par l’accord collectif soit par la charte élaborée par l’employeur et le CSE ou le comité d’entreprise.

2. Le salarié travaille le même nombre d’heures en télétravail

Le télétravailleur a des droits et des obligations identiques à ceux d’un employé dans les locaux y compris pour les heures supplémentaires.

3. L’accident du travail

En cas d’accident sur les plages horaires convenues, le salarié sera considéré comme étant en accident du travail. Les ordonnances mettent en place une présomption d’accident du travail.

4. Les frais à domicile

Avant, le coût du télétravail (accès internent, chauffage, électricité…) était à la charge de l’employeur.

L’ordonnance supprime le caractère obligatoire de la prise en charge des coûts liés à l’exercice du travail à distance par l’employeur.

Les salariés bénéficient pour la majorité d’un accès Internet. Les autres frais peuvent faire l’objet d’une négociation entre les deux parties.

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Les 3 avantages pour l’employeur

Réduction des coûts pour l’entreprise

Le télétravailhttps://www.qris-france.fr/produits/teletravail/ est une opportunité pour l’employeur de réduire ses charges.

En effet, l’entreprise peut recruter davantage de collaborateurs sans pour autant devoir investir dans des locaux plus grands, surtout dans des grandes villes où le coût de l’immobilier grimpe en flèche.

En plus, s’il y a moins d’employés présents en même temps dans les locaux, cela réduit les frais de loyer, d’électricité, de chauffage, de matériel…

Imaginez une entreprise qui a besoin de recruter mais elle est bloquée par le manque d’espace. C’est frustrant. Avec le télétravail, elle réorganise le temps de présence de ses équipes sans frais.

Management simple et efficace

Les salariés sont plus autonomes et ils ont moins d’excuse. Le management de l’employeur est plus simple. Il confie une mission et il attend un rendu de qualité du salarié à une date donnée. Pendant ce temps, il peut se consacrer à d’autres tâches plus productives pour son entreprise.

Personnes handicapées

Cela facilite l’embauche de salariés avec un handicap. L’entreprise n’a plus besoin de se mettre aux normes avec d’importants travaux comme un ascenseur, des rampes d’accès, un parking dédié, des toilettes…

Avec le télétravail, les personnes avec un handicap peuvent travailler de leur domicile.

L’inconvénient pour l’employeur (Oui, il n’y en a qu’un…)

L’employeur ne peut pas être derrière son salarié toute la journée. Il doit apprendre à lui faire confiance et à évaluer son travail en fonction de la qualité de ses présentations au lieu du nombre d’heures de présence sur le lieu de travail.

source : pexels.com

Les avantages pour le salarié

Un gain de temps

Les transports représentent une réelle perte de temps pour les salariés. Imaginez toutes les heures que vous perdez dans les transports. Avec le télétravail, vous gagnez du temps pour des activités qui comptent vraiment pour vous.

Moins de stress

Bienvenue dans la “zen attitude” ! Plus besoin de prendre le métro le matin, d’avoir peur d’arriver en retard à une réunion. L’absence de trajet amène le salarié à être plus efficace et productif. Le salarié peut mieux gérer son emploi du temps et cela se ressent dans son travail.

Vous économisez de l’argent

Si vous travaillez à domicile, vous faites des économies ! D’accord, vous utilisez plus de chauffage et d’électricité. Mais si vous êtes raisonnables, cela vous coûtera moins cher que les transports et les repas du midi.

En plus, c’est quand même plus agréable de manger un plat fait maison qu’une boite de pâtes industrielle ou un sandwich…

Vous êtes plus créatifs et plus concentré

Au bureau, il y a vos collègues autour de vous. Il y a du bruit et vous êtes sollicités à plusieurs reprises tous les jours. Si vous avez une question, vous allez demander à un collègue au lieu de chercher une solution par vous-même.

Chez vous, il n’y a pas de distractions, vous pouvez vous concentrer et vous investir dans votre travail. C’est un bon moment pour des missions de création qui font appel à votre imagination.

En plus, quand vous êtes à la maison, il n’y a pas de collègue pour vous poser “juste une petite question”. Si vous voulez rester concentré pendant une ou deux heures sans interruption, éteignez votre téléphone et votre boite mail. C’est le plus efficace.

Vous construisez votre propre bureau

Travailler à domicile, c’est l’occasion de créer un espace accueillant et chaleureux. Vous pouvez décorer votre bureau selon vos goûts et mettre autant de couleurs que vous voulez…

Vous êtes plus sociable

Beaucoup de personnes ont peur de rester seules à la maison. Au contraire, profitez-en ! Quand vous êtes chez vous, vous pouvez travailler plus efficacement. De plus, le temps que vous gagnez dans les embouteillages peut être utiliser pour aller rendre visite à vos amis.

Et surtout, les jours où vous allez au bureau, vous serez content de voir vos collègues et d’échanger avec eux. La rareté des échanges les rend plus agréables. La rencontre devient plus importante. Vous êtes plus à l’écoute.

Vous devenez plus responsable

Lorsqu’une personne est en retard dans son travail, c’est souvent la faute des autres. Mais quand vous travaillez à domicile, vous devenez responsable de la gestion de votre emploi du temps.

Il n’y a plus de collègues qui vous retardent. Vous êtes plus autonome pour le meilleur et pour le pire.

C’est l’occasion de vous prendre en main et d’apprendre à mieux organiser votre travail !

Vive le bureau mobile

Mon avantage préféré est la liberté géographique. Avec le télétravail, vous pouvez travailler de n’importe où dans le monde. Vous avez juste besoin de votre ordinateur et d’une connexion Internet.

Laissez place à votre imagination…

Les inconvénients pour le salarié

Le risque d’isolement

Vous l’avez deviné, le premier risque pour le salarié est le sentiment d’isolement. Le télétravail n’est pas fait pour tout le monde. Cela demande de trouver un équilibre entre la vie professionnelle et la vie sociale. Les interactions humaines sont indispensables au quotidien. Si vous n’échangez pas avec vos collègues, il faut trouver d’autres personnes pour discuter dans votre journée. Pratiquer une activité dans une association en fin de journée, voir des amis pour le déjeuner, etc.

Avant de démarrer le télétravail, pensez à vous préparer un cadre pour éviter le sentiment d’isolement.

Discipline et autonomie

C’est un avantage pour certains et un inconvénient pour d’autres. Quand vous passez au télétravail, vous gérez, vous-même, votre travail et votre emploi du temps.

Tout le monde en est capable mais cela demande un peu d’organisation. Il existe de nombreuses méthodes pour vous aider dans cette démarche.

Par exemple, vous avez besoin de vous fixer des objectifs journaliers. Il faut trouver l’équilibre entre un objectif réaliste, atteignable et un objectif trop facile. Le but est de vous motiver et de tenir les délais de vos missions.

Il y a aussi la méthode Pomodoro développé par Francesco Cirillo dans les années 1980. Vous utilisez un minuteur pour respecter des périodes de travail sans interruption de 25 minutes suivies de courtes pauses.

Les 5 étapes de la méthode Pomodoro :

Décider de la tâche à effectuer

Régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes

Travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite

Prendre une courte pause (5 minutes)

Tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15–20 minutes)

Source : pexels.com

Conclusion

En fort développement en France, le télétravail est une révolution en marche pour les employeurs et les salariés.

Avec les bons outils et les bons partenaires, le télétravail va développer la productivité de vos équipes et une véritable relation de confiance.

En bonus, vos équipes, moins stressés, seront plus agréables avec vos clients.

Vous souhaitez mettre en place le télétravail dans votre entreprise ?

Contactez-nous ! Nous sommes là pour vous accompagner.